Privacybeleid & cookiebeleid van de Stichting Reclame Code
Inleiding
Dit is het privacybeleid van de Stichting Reclame Code (hierna “de SRC”). Dit privacybeleid beschrijft hoe de SRC omgaat met persoonsgegevens en de rechten die degene wiens gegevens het betreft, hebben.
Verwerkingsverantwoordelijke
De Stichting Reclame Code is de Verwerkingsverantwoordelijke als bedoeld in artikel 4 lid 7 AVG. De Stichting Reclame Code is gevestigd aan de Buitenveldertselaan 106, 1081 AB Amsterdam.
De privacy officer kunt u bereiken via telefoonnummer 020-301 33 90 of per e-mail privacy@reclamecode.nl.
Over wie en waarvoor verwerkt de SRC persoonsgegevens
De lijst met verschillende categorieën persoonsgegevens met de bijbehorende doeleinden die SRC verwerkt is als volgt:
a. Klachten
In het kader van een klachtprocedure worden de persoonsgegevens zoals ingevuld in het klachtenformulier verwerkt. Hieronder vallen de persoonsgegevens als geslacht, voor- en achternaam, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer, het e-mailadres en indien van toepassing tevens algemene persoonsgegevens en contactgegevens van de wettelijk vertegenwoordiger van klager. Daarnaast verwerkt de SRC persoonsgegevens die door klager zelf zijn ingebracht in de procedure, waaronder begrepen bijzondere persoonsgegevens.
Ook ter voorbereiding en behandeling ter zitting, zoals vastgelegd in het Reglement, worden verschillende persoonsgegevens verwerkt. Naast gegevens van personen die een klacht hebben ingediend bij de Reclame Code Commissie (RCC) of een beroepsprocedure aanhangig maken, worden ook gegevens verwerkt van personen tegen wie een klacht is ingediend. Tot slot kunnen ook persoonsgegevens van betrokken gemachtigden of advocaten van klagers of beklaagden worden verwerkt.
Voor het in behandeling nemen van klachten dient de klager soms een financiële vergoeding te betalen (zie Reglement). Gegevens worden dan dus ook verwerkt voor het voeren van een financiële administratie. Ter voorbereiding van besluitvorming of voorbereiding van een zitting worden de gegevens van de klager en beklaagde ter beschikking gesteld aan de betrokken behandelaars en leden van de Reclame Code Commissie of het College van Beroep.
Klachten met een grensoverschrijdend karakter kunnen indien daartoe aanleiding is conform het Reglement worden overgedragen aan een andere zelfreguleringsorganisatie die is aangesloten bij het netwerk van de European Advertising Standards Alliance (EASA). Deze organisatie zal ook fungeren als een verwerkingsverantwoordelijke voor het afhandelen van dergelijke klachten als deze onder zijn jurisdictie vallen volgens de EASA-regels voor grensoverschrijdende klachten.
De grondslagen voor de verwerkingen hiervoor omschreven, zijn 1. het gerechtvaardigd belang dat de SRC heeft bij het correct behandelen van de klachten van klagers, mede ten behoeve van het bewaken van de kwaliteit en/of integriteit van reclame, dan wel 2. het uitvoeren van een overeenkomst die zij met klagers, adverteerders en/of andere bij de klachtenprocedure betrokken partijen sloot.
De SRC bewaart de hiervoor gemelde gegevens en de dossiers van behandelde zaken tot een periode van maximaal zeven jaar na de definitieve uitspraak. Daarnaast kunnen dossiers in verband met nader wetenschappelijk onderzoek of statistisch onderzoek voor eenzelfde termijn worden bewaard. Wanneer het niet meer noodzakelijk is voor de doelstellingen om persoonsgegevens te bewaren, worden de processtukken vernietigd. De uitspraken blijven wel in geanonimiseerde vorm beschikbaar.
b. Opleidingen en trainingen
Persoonsgegevens van personen die een training willen volgen of een training hebben gevolgd en hiertoe een overeenkomst hebben gesloten met de SRC. Dit omvat ook het bijhouden van financiële gegevens van trainingsbijdragen die verschuldigd zijn aan de SRC. De in dat kader te verwerken persoonsgegevens zijn de volgende: voor- en achternaam, bedrijfsgegevens (indien van toepassing), adresgegevens, telefoonnummer en e-mailadres.
De grondslagen voor deze verwerking zijn dat de verwerking van deze persoonsgegevens noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst en het gerechtvaardigd belang van de SRC.
De bewaartermijn die door de SRC wordt gehanteerd is maximaal zeven jaar. Indien het bewaren van specifieke gegevens niet meer nodig is voor een van deze grondslagen, zal de SRC de gegevens eerder wissen.
c. Website bezoekers
Zie onder Cookiebeleid
d. Geïnteresseerden
Persoonsgegevens van personen die de nieuwsbrief per e-mail ontvangen c.q. informatie hebben opgevraagd. Afmelden voor de nieuwsbrief is mogelijk door gebruik te maken van de afmeldknop die u in elke nieuwsbrief aantreft. De te verwerken persoonsgegevens zijn in al deze gevallen de volgende: voor- en achternaam en e-mailadres.
De verwerkingen worden gebaseerd op toestemming. In het geval van een zogenaamde klantrelatie (indien u een cursus volgde bijvoorbeeld of anderszins betaalde diensten afnam van de SRC) of een persrelatie kan de verwerking gebaseerd zijn op het gerechtvaardigd belang van de SRC.
De bewaartermijn in verband met de nieuwsbrief loopt door zolang u zich niet afmeldt. Na de afmelding zal de SRC uw gegevens wissen. De bewaartermijn voor gegevens van overige geïnteresseerden is maximaal zeven jaar na het laatste contact. Indien het bewaren van specifieke gegevens niet meer nodig is voor een van de grondslagen, zal de SRC de gegevens eerder wissen.
e. Debiteuren
Voor het bijhouden van de debiteurenadministratie verwerkt SRC de persoonsgegevens van de debiteuren. De te verwerken persoonsgegevens zijn voor- en achternaam, bedrijfsgegevens (indien van toepassing) adresgegevens, telefoonnummer en e-mailadres. Het verwerken ten behoeve van de debiteurenadministratie is hiervoor ook al aan de orde geweest onder a. en b. Voor zover nog nodig, geldt de omschrijving hier als aanvulling daarop.
De verwerking van deze persoonsgegevens is noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst, vanwege de verplichting tot het voeren van een adequate administratie en, waar de betreffende debiteuren zich aansluiten bij de SRC op grond van de Mediawet, ter uitvoering van een wettelijk voorschrift, dan wel op grond van het gerechtvaardigd belang van de SRC.
De bewaartermijn die door de SRC wordt gehanteerd is maximaal zeven jaar na het laatste contact dan wel zeven jaar na het beëindigen van de registratie. Indien het bewaren van specifieke gegevens niet meer nodig is voor een van deze grondslagen, zal de SRC de gegevens eerder wissen.
f. Contactpersonen van adverteerders en media-instellingen en video-uploaders
Om adverteerders, media-instellingen en video-uploaders te registreren en hun jaarlijkse financiële bijdrage aan SRC te kunnen verwerken worden de persoonsgegevens van (indien van toepassing de contactpersonen) van de adverteerders, media-instellingen en video-uploaders verwerkt. De te verwerken persoonsgegevens zijn voor- en achternaam, bedrijfsgegevens (indien van toepassing), adresgegevens, telefoonnummer en e-mailadres.
De grondslagen van deze verwerkingen zijn 1. het gerechtvaardigd belang dat de SRC heeft bij een adequaat gefinancierde organisatie die in staat is klachten correct te behandelen, en ook overigens in staat is de doelstellingen van de SRC te realiseren, mede ten behoeve van het bewaken van de kwaliteit en/of integriteit van de Nederlandse reclame, dan wel 2. het uitvoeren van een overeenkomst die zij met deze partijen sloot.
g. Monitoring
De SRC voert monitoringswerkzaamheden uit waarmee inzicht wordt verkregen of voor het publiek openbare (online) uitingen van adverteerders en/of verspreiders van reclame (zoals bedoeld in de Reclamecode Social Media & Influencer Marketing) in overeenstemming zijn met de Nederlandse Reclame Code of eventuele andere brancheafspraken. De monitor is bedoeld om de naleving van zelfregulering te controleren en daarmee verantwoorde reclame te bevorderen. In het kader van de monitoring kunnen persoonsgegevens worden verwerkt, zoals voor- en achternaam, contactgegevens en afbeeldingen van adverteerders (voor zover zij ook als natuurlijk persoon kunnen worden beschouwd) en/of verspreiders van reclame.
De grondslag van deze verwerking is het gerechtvaardigd belang dat de SRC heeft om haar doelstellingen te realiseren, mede ten behoeve van het bewaken van de kwaliteit en/of integriteit van de Nederlandse reclame.
Wie ontvangen persoonsgegevens?
In het kader van een klachtprocedure wordt het integrale klachtformulier en eventuele andere correspondentie volledig ter beschikking gesteld van de beklaagde, alsmede aan de behandelend secretaris en de leden van de Commissie of het College die zijn betrokken bij de behandeling. Dit doet de SRC in het kader van een transparante klachtenprocedure. Zo kan de beklaagde (adverteerder) nagaan in welke hoedanigheid een klacht wordt ingediend (als concurrent, als klant of anders), of de adverteerder zelf de klacht al eens heeft ontvangen van de klager, wat daarmee is gebeurd en of de adverteerder mogelijk een oplossing kan bieden. Een lid van de Reclame Code Commissie of het College van Beroep moet zich conform het Reglement kunnen verschonen als er naar zijn eigen oordeel of naar het oordeel van één of meer leden van de Commissie sprake is van feiten en/of omstandigheden, die aan het vormen van een onpartijdig oordeel in de weg zou kunnen staan. Dit betekent dat een lid van de Commissie of van het College wel in de gelegenheid moet zijn om deze afweging te maken, en moet kunnen beschikken over een minimale hoeveelheid van informatie (zoals weergegeven op het klachtenformulier en eventuele andere correspondentie) om deze afweging op zorgvuldige wijze te kunnen maken. De onpartijdigheid van de Reclame Code Commissie en het College van Beroep zijn zeer belangrijk. Zowel de leden van de Commissie en het College, als de behandelende secretaris, zijn gebonden aan geheimhouding. In geval van grensoverschrijdende klachten worden de genoemde stukken vergezeld van een vertaling ter beschikking gesteld van de bevoegde, bij EASA aangesloten, zelfreguleringsorganisatie. Tot slot kunnen de ontvangen persoonsgegevens worden doorgegeven aan andere partijen buiten de SRC als SRC daar wettelijk toe verplicht is, zoals toezichthoudende autoriteiten.
Doorgifte persoonsgegevens naar andere landen
De SRC kan gebruikmaken van diensten van derden om de persoonsgegevens te verwerken in overeenstemming met dit privacybeleid. Deze partijen kunnen gevestigd zijn buiten de Europese Economische Ruimte (EER).
De persoonsgegevens zullen alleen door SRC of door ingeschakelde derden worden opgeslagen of verwerkt buiten de EER indien dat in overeenstemming is met de geldende regelgeving voor het doorgeven van persoonsgegevens naar landen buiten de EER. Dit betekent dat SRC de persoonsgegevens slechts zal doorgeven naar landen buiten de EER indien de Europese Commissie heeft besloten dat het betreffende derde land een passend beschermingsniveau waarborgt, dan wel indien andere passende waarborgen worden geboden.
Bewaartermijn
Als uitgangspunt bewaart SRC de persoonsgegevens niet langer dan dat zij deze nodig heeft voor de doelen waarvoor ze worden verzameld of verwerkt. SRC hanteert verschillende bewaartermijnen, afhankelijk van het doeleinde en de categorie gegevens. Deze zijn onder de desbetreffende categorie vermeld.
Uw rechten
Een ieder over wie de SRC persoonsgegevens verwerkt, heeft het recht om inzage te vragen in de eigen persoonsgegevens. Mochten gegevens feitelijk niet juist zijn, dan kunt u deze gegevens laten corrigeren. Ook heeft u onder omstandigheden recht op gegevensoverdracht , waardoor u de gegevens die de SRC verwerkt op grond van uw toestemming of op basis van een overeenkomst aan een andere Verwerkingsverantwoordelijke kunt overdragen. Wilt u uw gegevens bij de SRC in het geheel laten verwijderen en u heeft nog (financiële) verplichtingen jegens de SRC, dan neemt de SRC dat verzoek pas in behandeling vanaf het moment dat er geen sprake is van nog na te komen (financiële) verplichtingen. Hiernaast heeft u recht op beperking van de verwerking indien u de juistheid van de persoonsgegevens die de SRC verwerkt betwist, of u (terecht) bezwaar heeft ingediend tegen de verwerking van persoonsgegevens door de SRC. U heeft tevens het recht om uw toestemming in te trekken, indien de SRC uw toestemming heeft gevraagd voor een bepaalde verwerking van uw persoonsgegevens.
Bescherming van de persoonsgegevens
De SRC neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging van persoonsgegevens tegen te gaan. Alle personen die gelet op hun functie toegang hebben tot uw gegevens hebben een geheimhoudingsplicht.
Cookiebeleid
De SRC maakt bij het aanbieden van haar diensten gebruik van cookies. Dit is een klein eenvoudig bestandje met gegevens dat of op de harde schijf van uw computer wordt opgeslagen of uitgelezen, of in de sessie van uw browser staat.
De SRC maakt gebruik van analytics (van Google) om inzicht te krijgen in de vraag hoe bezoekers onze website bereiken en hoe de website wordt gebruikt. In verband daarmee wordt via onze website een cookie geplaatst. De informatie die Google verzamelt wordt zo veel mogelijk geanonimiseerd zonder dat uw IP-adres wordt doorgegeven. De informatie wordt overgebracht naar en door Google opgeslagen op servers in de Verenigde Staten. Google kan die informatie aan derden verschaffen indien Google hiertoe wettelijk wordt verplicht.
De cookies die Google Analytics zet zijn de volgende:
- Een cookie die een ID geeft aan de browser. Via dit ID worden de unieke paginabezoeken berekend en worden verder geen persoonsgegevens aan gekoppeld. Aangezien het ID niet vaak hoeft te wijzigen heeft deze een duur van 2 jaar.
- Een cookie die de sessie van de gebruiker aanduidt. Als iemand bijvoorbeeld s ’morgens om 9 uur een website bezoekt tot 10 uur is dit één sessie. Wanneer de gebruiker s ’middags om 3 uur nog een keer de website bezoekt is dit een nieuwe sessie. Omdat iemand even kan pauzeren voordat er een nieuwe sessie wordt gestart staat dit cookie op 30 minuten. Als de gebruiker binnen die 30 minuten een andere pagina van dezelfde website bezoekt zal dit cookie opnieuw worden gezet, weer op 30 minuten.
- Een cookie die bijhoudt waar de gebruiker vandaan is gekomen. Deze cookie wordt geüpdatet per pagina-weergave en heeft een duur van 6 maanden.
De SRC en andere websites
Op de websites van de SRC kunt u links naar andere websites aantreffen. De SRC kan echter geen verantwoordelijkheid dragen met betrekking tot de omgang door die partijen met uw gegevens. Lees hiervoor de privacystatement, indien aanwezig, van de site die u bezoekt.
Vragen en klachten
Heeft u na het lezen vragen of opmerkingen over het privacybeleid van de SRC of een klacht over de wijze waarop persoonsgegevens worden verwerkt, dan kunt u deze richten aan:
Stichting Reclame Code, t.a.v. de privacy officer, privacy@reclamecode.nl.
Ook heeft u de mogelijkheid om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (www.autoriteitpersoonsgegevens.nl).
Wijzigingen
SRC behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in het privacybeleid en/of cookiebeleid. Wij adviseren u dan ook om regelmatig op deze pagina te kijken of er wijzigingen zijn aangebracht. Indien de SRC een belangrijke wijziging doorvoert, die gevolgen heeft voor de wijze waarop de SRC uw persoonsgegevens verwerkt, dan zullen wij dit kenbaar maken via een berichtgeving op onze website en in de nieuwsbrief.
Datum laatste wijziging: 9 april 2024
